Як організувати “круглий стіл” та науково-практичну конференцію

105

Організація будь-якого науково-комунікативного заходу розпочинається з визначення мети його проведення. Для цього треба відповісти на запитання: «Який результат проведення «круглого столу» чи науково-практичної конференції ми хочемо отримати?». Серед відповідей на це запитання можна виокремити дві основні:

  • перша – обговорення, апробація, обмін думками щодо розв’язання конкретної наукової проблеми;
  • друга – розвиток особистісних комунікаційних відносин серед науковців та практиків.

Фактично, наведені дві цілі здебільшого гармонійно поєднуються, проте чітка орієнтація на конкретну мету значно спрощує процес організації науково-комунікативного заходу.

Крім того, суттєвим є розуміння бажаності та очікуваності «круглого столу» чи науково-практичної конференції її учасниками. Відповідно до цього маємо два основні варіанти розвитку подій:

  1. від бажань науковців та практиків – до організації заходу;
  2. від організації заходу – до залучення науковців та практиків для участі в ньому.

Враховуючи окреслене вище, можна розпочинати роботу над організацією науково-комунікативного заходу, яка переважно складається з трьох етапів: підготовчого, безпосередньо проведення заходу та завершального.

Перший етап, підготовчий, передбачає:

  • вибір проблеми (складання інформаційного повідомлення, визначення назви заходу та формулювання основних наукових проблем, які заплановано обговорити);
  • визначення дати проведення заходу (особливу увагу варто звернути на те, щоб у цей період, якщо можливо, не було інших заходів), його територіального статусу (для того, щоб захід був міжнародним має бути щонайменше 5 країн-учасниць та 100 учасників загалом, а всеукраїнський рівень передбачає мінімум 100 учасників з різних ВНЗ України) і формату (якщо у заході будуть брати участь лише науковці, то захід буде науковий, а якщо залучені і практики – науково-практичний);
  • внесення наукового заходу до плану МОН (для цього необхідно своєчасно (орієнтовно у листопаді попереднього року) подати пропозиції та обґрунтування доцільності проведення заходу до відповідного міністерства);
  • пошук джерел фінансування;
  • складання подання, розроблення та затвердження кошторису;
  • отримання витягу із вченої ради щодо затвердження термінів проведення заходу, його назви та організаційного комітету;
  • підготування наказу про проведення наукового заходу;
  • призначення модератора;
  • підбір доповідачів (як на пленарному засіданні, так і на секційних);
  • підготування загального сценарію (з урахуванням часу для реєстрації, пленарного засідання, кави-брейк, секційних засідань, вечора відпочинку, підсумкового засідання);
  • розповсюдження інформаційного повідомлення (бажано це зробити за три місяці до початку заходу);
  • особисте запрошення VIP-гостей;
  • домовленість з відповідними суб’єктами відповідальності з приводу проживання учасників заходу, харчування, відпочинку, від’їзду;
  • формування і видання програми наукового заходу та збірника праць, в якому обов’язково треба зазначити УДК, ББК і, якщо можливо, ISBN, який є ключем для пошуку необхідних видань в автоматизованих системах на національному та міжнародному рівнях (для його отримання потрібно звертатися до Державної наукової установи «Книжкова палата України імені Івана Федорова»).

Другий етап, безпосереднє проведення заходу, передбачає:

  • зустріч учасників та, якщо можливо, їх розселення;
  • відкриття заходу привітальними словами від організаторів та запрошених VIP-гостей;
  • пленарні виступи під відповідним керівництвом модератора;
  • інформування учасників про каву-брейк чи обід, тематичні напрями заходу та аудиторії, в яких відбуватимуться подальші засідання;
  • проведення підсумкового засідання, на якому підсумовують роботу науково-комунікативного заходу та затверджують резолюцію.

До основних аспектів, яких необхідно дотримуватися, щоб дискусійна частина наукового заходу була плідною, належать:

  • вміння уважно слухати;
  • орієнтація на досягнення мети та завдань заходу;
  • активна участь у дискусіях;
  • максимально стисле висловлювання думок;
  • конструктивність та коректність критики (у жодному разі не можна допускати образливих зауважень чи аргументів на адресу співрозмовника).

Третій, завершальний, етап передбачає:

  • надання особистої уваги організаторів усім учасникам конференції;
  • подяку за співпрацю;
  • обмін координатами;
  • по змозі, супровід учасників конференції до автовокзалу чи залізниці;
  • якщо матеріали науково-комунікативного заходу заплановано видати після його закінчення, то це треба зробити своєчасно та без затримок;
  • за результатами наукового заходу, який внесено до плану МОН, потрібно у місячний термін після його проведення до Державної наукової установи «Інститут інноваційних технологій і змісту освіти» Міністерства освіти і науки України надіслати звіт за формою, затвердженою МОН, додати програму, рішення конференції, збірник доповідей.

До основних проблем проведення наукових заходів можуть належати і такі, як непередбачувана відсутність учасників за станом здоров’я (особливо модератора, VIP-гостей і доповідачів на пленарному засіданні) та переважно, на жаль, це фінансове забезпечення.

Серед типових помилок варто виокремити такі: недостатньо відповідальне ставлення хоча б одного із учасників-організаторів до виконання своїх обов’язків, несвоєчасне виконання робочого плану заходів, відкладання на завтра того, що необхідно зробити сьогодні.

Узагальнюючи викладений матеріал, варто відзначити, що це лише основні кроки. Кожен науковий захід є по-своєму особливий. Тому, беручи до уваги загальні рекомендації, варто завжди пам’ятати про те, що професіонал відрізняється від дилетанта вмінням приймати оперативні рішення у складних, часом непередбачуваних ситуаціях.

Канд. екон. наук, доцент, Голова Ради молодих вчених НУДПСУ Мискін Юрій Іванович

(Національний університет державної податкової служби України)

Джерело: Науково-аналітичний журнал “Наша перспектива”

SHARE